如何安排你的时间

你热爱生命吗?那就不要浪费时间,因为生命是由时间组成的。

——本杰明·富兰克林

在本书第3章中,我们探讨了时间的价值。现在,我们来探讨一个更具体的问题:你应该把时间花费在什么事情上?或许你需要维修甲板,写一封感谢信,或者卖掉你的旧车,等等。你应该先做哪一项呢?我们已经了解了管理时间的重要价值,因此,我们应首先着手解决最重要的问题。为什么呢?因为把时间用在最重要的问题上获得的价值可能是把时间用在最不重要的事情上获得的价值的100倍。当然,无论我们使用哪种方法将精力转移到最重要的项目上来,这种方法必须既简单又迅速,否则就违背了我们追求高效的初衷。

时间是你最有价值的资产,下面的方法可以帮助你高效地管理自己的时间。技巧很简单,可能只需10分钟你就能够学会。首先,我们要意识到,并不是所有的决定和问题都同等重要,总有一些是更重要的。但是,你需要遵守一些最基本的原则。如果你的孩子伤到了腿,就该马上去医院——这样的决策不需要任何分析。另外,如果你已承诺要完成一项任务,那就要去做。例如,假设你承诺周二上午出庭,那么你就该恪守你的承诺。最后,如果一项任务只需花费你20分钟甚至更少的时间,而且看起来这项任务很重要,那就好好去做。

思考你目前面临的10个问题或任务,将它们写下来,从中你定会有所收获。你可以将它们进行分类,比如将个人任务和商业任务分开。请看下面的例子:

·决定孩子去哪所学校上学。

·在报纸上刊登一条卖二手车的广告。

·修剪院子里的树。

·复查已有的保险。

·打流感疫苗。

·回顾、监控、更新自己的投资。

·将600美元的账户转存至一家不收年费的银行。

·对阁楼进行隔热处理,以降低供热和制冷费用。

·修理甲板上的一些木板。

·出售一些不想要的东西或者把它们捐赠给慈善机构。

接下来,你需要考虑充分完成每项任务可能会花费的时间(复查已有保险可能需要3个小时)。同时考虑由于忽略某一问题或做出错误的决策会引起的损失(我可能会被甲板上的一块烂木板绊倒),以及解决好某些问题可能会带来的收益(我的投资得以增长)。标明每一种结果发生的概率。例如,如果我花3个小时复查我的保险,我相信有50%的可能我会节省500美元。花1分钟左右的时间考虑你列出的这些问题,在头脑中想象出一个决策树形图,如图11-3所示。

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图 11-3

不是所有的任务都可以绘制出完整的决策树形图。图11-4是“复查保险”这一任务的决策树形图。

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图 11-4

然后根据图11-4,制作一张生产效率表(见表11-2)。这时候,你的最佳选择是使用电子数据表。记住,生产效率表中的数字仅仅是你最乐观的评估。用问题的价值(概率加权后的收益减去概率加权后的损失)除以所需时间就可以得到该问题的生产效率。以“复查保险”为例,概率加权后的收益是250美元,即0.5×500美元;概率加权后的损失是0美元,即0.5×0美元。加权后的收益总计250美元(250美元-0美元),然后除以复查保险所需的3小时。于是,“复查保险”每小时的价值是83.3美元(250美元÷3)。请注意,大部分价值来源于一个或少数几个任务。

表11-2 生产效率表

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经过计算,这项任务中最高的价值是每小时2500美元,来自于“监控和更新投资”这项任务,因为它仅仅花费3个小时,而且提供了一个比我现在的证券投资组合回报更高的好机会。

最低的价值是每小时25美元,来自于“修剪院子里的树木”这项任务,它的价值仅仅是最高价值的1%。我在这两项任务上的时间价值有着天壤之别,最高价值是最低价值的100倍(2500美元/25美元)。如果我以前一直把时间花在不重要的问题上,而现在把时间转移到重要的问题上,就能轻而易举地把生产效率提升99倍。当然,这种分析依据的是一个大概的估计。一份全面的分析需要用到决策分析技术,那样会更正确、更透彻,但也更耗时。这项练习的目的在于帮助你快速地评估并抓住目前面临的各项任务中的重点,避免把时间浪费在不重要的事情上。