5.1 如何培养自我管理的秉性

我遇到过一个年轻人,聪明好学,而且非常帅,虽然没有傲人的教育背景,但是毕业于国家211重点大学,科班出身,最大的优点就是事情交代清楚以后,能够明确地按照要求做好,有时候还有让你吃惊的表现。但这个小伙子的最大问题是什么事情不喜欢自己做主,习惯了服从和不主动思考的解决方法,大事小事总要请示,总要讨论,总是将工作说得会遇到各种各样的困难,这怎么办,那怎么办。如果每次跟他沟通都给出答案,我会发现是他领导我,而不是我领导他,解决方案不好他还要跟我较较劲,讨论后的心情且不论,时间花了不少,可如果这样带人,再过半年他还是老样子,而且我也没办法抽出时间做我该做的事情。于是,我拜服了他这种自然天成的“能力”,看着他天真无邪的装着各种问题的大脑袋,我换了一种方式——“忍”。忍着先不给出答案(我是个思考很勤快的人),默默地等他说完,只是简单附和。一开始我觉得很机械,不自然,他有时也会突然顿住,而过招几回,我发现他的确有难处。这家伙有个高频问题:“这邮件我写不出来”,我开始意识到是英语表达的问题(IBM的邮件用英语表达是惯例);接着,从他的问题里我又发现,这家伙虽然看着很阳光,其实就是一个愤青,习惯性负面思维,如果你不让他发泄发泄,他就不停地叨叨个没完;再过几分钟,我发现我对他的赞美过少,导致他总想从我这里得到嘉奖,虽然不是为了“表扬”活着,但在企业中,这是一种非常需要的给养,表扬是促进合作的肥料。

在认真聆听完他的话以后,我迅速组织我的想法,并确认我有信心在短时间里结束这场会谈。

我:“Edward,这些都是你自己想到的吗?”

Edward:“是的,我昨晚都没睡好,这些问题很纠结。”

我:“你发觉没有,你的系统思考能力很强,方方面面都考虑过,这样足以让我觉得把事情交给你很放心。”

Edward:“我……”

我:“项目的确有风险,你考虑到了,我今天也听见了;但是既然我已经把重担交给你了,你打算放弃呢,还是打算还给我?目前没有人比你更加合适做这件事情。”

Edward:“我并没有说不能做,只是困难很多。”

我:“写邮件是需要功力,我也是慢慢积累过来的,一开始会慢一些,但是邮件还是有章法可循的,我给你推荐一个培训,下半年我提名你去,你看好不好?”

Edward:“谢谢老板,那是挺好的,我觉得如果有你教我更好,培训我也需要。”

我:“Edward,如果你的邮件是代表我们团队的,你可以找我帮你review;如果大多数邮件是内部沟通,哪怕是跨团队沟通,我还是希望你自己抉择,你可以找你的Mentor,我会和她说说你的学习动机,这是个很不错的向你的美女师傅请教的机会,她的邮件相当棒!”

Edward:“谢谢老板,这倒是,我怎么没想到。”

我:“Edward,我发现你有了新的进步。”

Edward:“啊?什么进步?”

“我发现你开始变得谦虚了,”我用眼睛直视他,接着说,“这工作是对你各方面能力的挑战,说心里话,我知道这对你有难度,但是,你要是能努力挑战自己,你的成长会在这个项目快结束的时候体现出来,我坚信这点。这个项目非常适合你,能够发挥你的长处,你要是放弃了我们目前不会有更好的机会。”

Edward:“我知道,这是个好项目,我会努力的。”

我:“对于项目风险的把控,你确实做得很好,我承认我都没考虑得如此周全。这很好,你是怎么考虑的?”

Edward:“呵呵,我每次拿到项目都是……略去100字……然后,再来找老板,听听专家的意见。”

我:“Edward,这很好,看样子你掌握了我们的GROW方法,不过有点小出入,你知道吗?”

Edward此时非常认真看着我:“哪里呢?”

我:“GROW方法在向客户反馈阶段性结果时,是反馈当前一致性目标执行后的结果,而不是对执行的结果各种猜测,你说是吗?你的执行力一直表现得很强,你是否需要我更多的授权呢?”

Edward:“我知道了,你的授权足够了,我就是觉得你会有更好的想法,其实我应该更勇敢些……”

我:“去做吧,做错了也不要紧,有你的态度,即使错了,还有我呢,我可以为你的错误负责,因为我相信你会做得比我更好!”

Edward:“谢谢老板,我明白了。”

省去5分钟的家常闲扯……

自我管理的养成策略

将身边的人变成“自我管理”的人才,否则管理者将疲惫不堪。在体育赛事中,双方都会展示各种各样的招数,但是他们都有一个清晰的目标——得分。必须记住,没有目标,就不能成功。作为领导者,我们希望将时间分配给关键性的工作,做高回报价值的工作,那么培养员工的计划能力一定是高回报价值的工作,因为这是一个可以复制出多个“你”的办法。

1.目标的分享和沟通

建立“自我管理的团队”绝不是让团队无的放矢,无政府主义。自我管理团队的目的是提高团队成员的生产力,将增加的生产力和时间投资在能使团队产生更大、更长久效益的长期战略上。提高团队成员的生产力将会在他们完成组织目标的同时,自然而然地提高他们的个人能力。同时,也减少了达成团队目标的时间。提高团队成员生产力的最有效策略之一就是让他们适度地参与到组织目标的计划当中。牢记组织目标分享是一个双向沟通的过程,在你和你的团队成员就组织目标进行沟通的时候,也要征求他们的想法和意见。要强调组织和部门目标积极的方面以及产生的效益,让团队成员真心接受那些为提高生产力而制定的目标,做出可以达成的承诺,并规划出个人的行动步骤,为团队的进步做出贡献。这样,团队成员就能清楚地了解,如何对组织的目标做出贡献,同时达到自己个人的目标。

在敏捷项目中,我们的发布目标通常很抽象也很有魅力,和团队最大的沟通工作就是制定团队的发布目标计划和迭代目标计划,在大家清楚地认识、认同了团队级、组织级的目标计划后,我们会让每个成员自己独立思考,并要求其完成书面的个人目标、个人周计划甚至个人日计划。

2.认真制定书面目标

没有计划和目标,所有能唤起人类无限潜能的愿望,就会像夏日暴风雨中的闪电一样被浪费掉。闪电在瞬间挥霍了巨大的能量,然后消失在虚无的空间中,没有目标和方向。具有讽刺意味的是,闪电瞬间的光芒,似乎使得闪电过后的天空变得更加暗淡。

相反,在认真计划的基础上进行的目标设定能够提供明确的方向。目标使人长期保持兴趣和动力,使生活井然有序,能唤起所有人最优异的才能。成功必须依靠目标的不断设定和成长,即“逐步实现”的过程。尽管许多有价值的成就来自于其他活动或目标的连带效应,然而,这些成就仍然是追求预先设定目标的直接结果。目标实现后的最终效果不一定现在就很清楚,但重要的是,成就和个人生产力的增进,均是追求预先设定目标的直接结果。

写出来的目标计划能帮助我们明确最有意义的成就。锻炼员工将目标时刻写出来,能够帮助员工澄清和具体化思路。书面的目标还是衡量进展的基础。所以,当我们和员工坐在一起开会讨论目标计划时,最高效的方式就是双方对认同的、明确的书面目标计划的讨论。

写出目标,可以让每个人有明确的轨迹可循,将干扰值减至最低,并使得员工专注目标。与之配合的其他团队成员明确了彼此的优先顺序,可减少冲突。同时,一旦员工将目标计划写出来,能让每个人清楚自己的目的,加强对达成目标的信念。写出的目标能提醒员工自己的使命和目的。写出目标计划需要列出需要实施的特定行动步骤,将目标由梦想转化为扎扎实实的行动,直至成为现实。

而拟定目标计划的最大挑战,就是要找出一段不受干扰的时间。各种干扰,如会议、例行公事、处理大小危机,都要花时间,或把你的时间切碎,使得有效计划所需的连续性思维变得很困难,甚至是不可能。员工需要对目标计划的时间有所考虑,克服困难,安排时间来做好目标的规划。

3.专注于优先顺序较高的执行

鼓励员工专注于优先顺序高的活动。提高团队生产力最快、最有效率的途径,就是将时间用在完成重要目标的工作上。要确认团队、员工的时间花在自己认为重要的工作上,否则时间就会被一些琐事完全荒废掉,甚至花费数个小时去解决本来别人完全可以自己解决的问题。针对团队成员的疑虑,可以授权他们解决。这种方式能够节省许多宝贵时间,同时让员工有机会培养责任感、自我归属感和解决重大问题的能力。帮助员工将时间用在优先顺序较高的活动上,集中时间和精力达成自己设定的目标,将会爆发强大的执行力。

4.坚持与不完美

鼓励你的员工将注意力持续专注于某项工作,直至工作完成。设定自己的优先顺序,不要让任何干扰或事件打断员工正在进行的工作。严格限定自己花在某项工作上的时间,不能超过该工作所值的时间,或将工作授权给团队中合适的人选,这两种方式都要进行认真的评估和考虑。对于员工中的典型完美主义者,要帮助其领会将过多的时间和精力执着地投入一项工作会减少价值而非增加价值。对于自己就是完美主义者的管理者,在员工关注自己的工作时,不要去打扰和指挥,既然已经将特定的工作交给了你认定的适当人选,尽管他无法做得十全十美,只要能做到自己的75%,或者只要能够达到基本的品质标准即可,否则员工如何能学会做此项工作呢?在这种情况下,完美主义者必须学会接受不完美的失误,以增加他人的贡献,创造新的机会,并保持整体的效率和生产力。

鼓励员工自己提出规划和设定目标,鼓励员工建立达成目标的决心,帮助其理解实现目标后的益处,这对于提高员工和自己的生产效率都很重要。这些要素可以使你和你的团队持之以恒,而持之以恒是成功人士必备的特征。许多人在接受新的工作或任务、负担起新的责任后,开始时兴致勃勃,全心投入,进展很快,但不久就失去热情,结果是工作无疾而终。相反,有生产力的人会设定明确的目标,认真地规划并专注达成目标所需的行动。有恒心的人会牢记自己的目标,不屈不饶,努力追求,直至尝到成功的果实。当团队成功时,管理者的关注力就能够放在更为重要的工作上,成功价值就将持续放大。

5.允许失误

工作中的失误以及从失误中学到的东西是非常有价值的经验。如果你从未有过失误,那只能说明你从来没有接受过新的挑战。失误告诉我们什么是行不通的,然后我们会选择新的方向去达成目标。在组织中架设一道“安全防护网”,使团队成员在为了组织的目标而努力工作的过程中导致了无心的失误时,能够得到保护。这样,团队成员就能放下自我保护主义的包袱,充满热情地工作。为了鼓励团队自主制定计划和设计方法,我会告诉他们:“我们会有不同意见,我希望你们能够勇敢提出自己的想法,如果有一天,在座的各位所持意见与我相左,而我又不得不为结果买单,那么我会认同各位的做法并一臂承担结果。”这样做的好处是让员工能够专注于目标而不被打搅,经过长期的实践,他们很勇敢地做目标设定、发展领导力和管理时间,这也对所有团队成员的职业发展非常重要。我的团队是个民主的团队,我允许团队表达不同意见,哪怕是让领导“没面子”,哪怕会有失误,我权当在做对构建有效组织、组织持续进步、生产力提高和解放我的手足去从事我认为最有价值的工作的长期投资。