第六章 协调管理

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协调员处理这些复杂情况的能力对合弄制实践的成功至关重要,特别是当其他人还在学习合弄制游戏规则的时候。就像前面我们做过的类比,协调员就像这项新运动的裁判员 —— 这是一个中立、公正的角色,是为了保护游戏进程、维护游戏规则而设计的。

从某种意义上来讲,传统的协调员扮演了会议期间果断的领导或家长的角色。合弄制中的协调员角色则大不相同,甚至让人觉得违反了直觉。你的职责并不是支持或照顾参会人员,而是维护会议程序,会议程序本身就会让人们照顾好自己。协调员的角色霈要你推翻天性中的礼貌或亲和力,并且在参会人员发言不合时宜的时候及时打断他们 —— 不是等他们阐明自己的观点以后,而是抢在他们说出不合时宜的话之前。

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在管理会议中需要处理的提案,其背后的张力一定是以某种方式限制了提议者的某一个角色,提案的目标则必然是为这个角色排除限制。一个提案可以修改其他角色,只要其理由在于帮助提议者的某一个角色 —— 或许是为了让提议者履行职责更容易,或许是为了利用某个机会更好地完成角色的目标。为了强化这一限制条件,在处理提案时,根据过去或当前的真实情况,如果提议者无法举出具体事例,证明该提案能够提髙他完成某一角色目标和职责的能力,协调员有权废除提案。这里有一个小例外,即你可以提议帮助 自己职贵之外的其他角色,只要实际承担了该角色的人提前对此做出了明确许可。

这项规定将最终筛除那些貌似可取,但实际上却很碍事的两类提案。第一类试图改进“每一件事”,是种不切实际或漫无目的的提案,这类提案通常一开始就不归提议者负责。实际工作实践还没有显示出管理需要有所改进时,某些主意多又热心帮忙的人就常常胡乱修补、过度设计,反而分散了完成工作的注意力。同样,对那些承担指定角色的人而言,如果他们本不需要“帮助”,这样反而会给他们造成困扰。

这项规定筛除的第二类提案,则是那些试图服务于提案者个人,而非他作为组织管理的角色的提案。

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如果说有一件事是协调员处理议程事项时必须记住的,那就是:一次处理一个张力。你在会上见过这样的情况吗? 一个人提出一个问题,然后其他人都跳出来想解决与那个问题相关的属于他们自己的张力。在你意识到之前,你就进入了一场集体关注点的拉锯战,每个人都试图解决自己的问题,会议变得冗长痛苦,而实际上无法有效地解决任何一个问题。所以一定要坚持一次处理一个张力。

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反对意见需要与反对者承担的某一个具体角色相关,并且需要阐明该提案会如何损害反对者这一角色完成目标或履行职责的能力。这使得组织免受与反对者工作无关的个人情感和意见的过度影响。有效反对意见需要引证采纳该提案后可能引起的新张力。下列各项必须全部属实:

  1. 如果不处理反对意见,提案将会损害圈子,而不仅仅是不能改善它(即,它会减弱圈子目前完成目标的能力);
  2. 反对意见是由于釆纳特定提案才产生的,一旦提案被否决, 该反对意见也就不存在了(即,这并不是之前就存在的张力);
  3. 反对意见要么已知数据中得出,要么源自预测,在造成重大损害前或许不会有机会调整(即,尝试先采用提案,之后再按需调整的做法并不保险);
  4. 如果提案已被采用,那么反对者将反对意见作为新提案提出是有效的(即,提案限制了反对者的其中一个角色)。

或者,即使反对意见不满足以上四个标准,按照章程同样可以反对不合章程规定的提案(比如,“非有效管理建议”)。