第二节 日常使用防伪开票系统及国税申报2.0

5.2.1 购买发票

购买发票应携带的证件和物品如下:

(1)税控盘或金税盘。

(2)税务登记副本。

(3)发票专用章。

(4)购票人身份证。

(5)发票领购簿(某些地区没有就不用带)。

(6)票种核定通知(一般首次购买需要带)。

(7)营业执照副本。

(8)带上一卷发票最后一张生效票记账联的原件和复印件。

(9)上一卷所有作废票全联带齐。

有些地区还需要携带从开票软件中打印的购票当天的上一卷发票的汇总表及各项明细表(两个报表在开票软件“报税处理/发票资料”中打印)。

5.2.2 进入开票软件

(1)双击“开票软件”图标启动系统,进入“用户登录”界面。

(2)选择用户,输入密码和证书口令,点击“登录”按钮。

(3)“管理员”密码:123456,口令:12345678。

注意:不要修改口令,以便今后维修。

5.2.3 设置本单位基础信息

(1)点击“系统设置/参数设置/基本信息”,弹出“系统参数设置”窗口。

(2)在其中核对企业名称和税号,修改本单位营业地址、电话号码、银行账号等相关信息。

(3)开票之前必须修改为本单位正确信息,填开发票成功后将不能直接修改。

5.2.4 读入新购发票

(1)点击“发票管理/发票读入”,弹出“确认”窗口。

(2)系统提示“您确认要从金税设备读取发票吗?”选择“是”。

注意:①买完票回来首先做“发票读入”。

②金税盘一次能购买5卷发票。

③读入发票操作只能做成功一次,成功后再操作“发票读入”会提示发票流水号已读走。可以在“发票管理/库存查询”中检查金税盘中现在可用的电子发票数量和发票代码、号码是否正确,以及查看各种发票的开票限额等详细情况,来判断是否读入成功。

5.2.5 开票前准备工作,建立客户编码库和商品编码库

1.客户编码

填开发票时,可调用信息库;也可直接填写并可通过“客户”按钮保存步骤:

(1)点击“系统设置/客户编码”。

(2)点击“增加”按钮调出“客户编码添加”界面,填写“编码”“客户名称”“客户税号”“地址电话”和“银行账号”等信息。

(3)点击“保存”按钮。

(4)要删除信息时,选中信息行,点击“删除”按钮。

2.商品编码

填开发票时,可调用信息库;也可以直接填写(建立填开发票用到的商品,最好提前在商品编码库中建立好,再去填开发票)。步骤如下:

(1)点击“系统设置/商品编码”。

(2)点击“增加”按钮,调出“商品编码添加”界面,必须填写编码、商品名称、税率、税收分类编码(根据商品所属种类进行选择)含税价标志(这里显示“是”代表录入的数值是含税单价,显示“否”代表录入的数值是不含税单价)。

(3)商品的单价、规格型号、计量单位可以不填,待填开发票时补全。

(4)点击“保存”按钮。

(5)要删除信息时,选中信息行,点击“删除”按钮。

5.2.6 日常开票操作

1.正数发票填开

(1)增值税专用发票。

点击“发票管理/发票填开”,在菜单中选择“增值税专用发票填开”,系统弹出“发票号码确认”提示框,核对显示的电子发票信息与打印机中准备打印的纸质发票信息一致后,点击“确定”。

①填写购方信息。

方法1:直接填写。

注意:客户信息在开票时直接录入后,不会自动添加到客户编码库中。可利用“客户”按钮保存在“客户编码库”中。

方法2:调用客户库。

点击“名称”或“纳税人登记号”右侧的按钮,弹出“客户选择”窗口,选取后双击即可。

②填商品:建议调用,也可直接填写。

a.调用商品库:点击“商品名称”框右侧的按钮,弹出“商品编码选择”窗口,双击选取一种商品。

b.“数量”“单价”或是“金额”必须填写,填全后按“回车”键(“规格型号”和“计量单位”建议也填写完整)。

c.若增加一行商品,选“增行”按钮。

注意:Ⅰ.每张发票最多可填8行信息。

Ⅱ.同一张发票支持多税率。

③填写/选择“收款人”和“复核”;填写“备注”栏。

④选“打印”按钮,此张发票电子信息存入金税盘中,不得修改。

注意:Ⅰ.核对电子发票和物理发票(纸质发票)的发票种类和发票号码是否一致。

Ⅱ.商品尽可能地从商品编码库中调用。

(2)增值税普通发票。

与专用发票操作不同的地方是,点击“发票管理/发票填开”,在菜单中选择“增值税普通发票填开”。其他操作一致。

注意:购方名称必须填写,其他项可以为空;购方有税号的,需要填商品信息,建议从编码库中调取使用。

(3)货物运输发票。

我国部分地区已经停用货物运输发票。如果停用了,直接使用增值税专用发票或是增值税普通发票填开就可以了。

操作步骤如下:

①点击“发票管理/发票填开/货物运输业增值税专用发票”菜单项,在弹出“发票号码确认”提示框中点击“确认”按钮。

②填写发票票面信息。其中,实际收票方信息、收货人信息、发货人信息、起运地/经由/到达地信息、费用项目、税率、收款人信息、复核人信息等,既可以从编码库中取数据,也可以在发票填开界面直接手工填写,其他信息需手工填写。

③打印发票。当发票填写完毕且检查无误时,点击工具条上的“打印”按钮,系统首先将所开发票信息记入金税盘与开票软件数据库,随后便弹出“发票打印”对话框。可以设置纸张打印边距、预览打印效果、实施打印,也可以取消打印(待以后进行发票查询时打印)。货物运输业增值税专用发票密文始终为144位。

(4)机动车销售统一发票。

点击“发票管理/发票填开/机动车销售统一发票”菜单项,在弹出“发票号码确认”提示框中,点击“确认”按钮。

根据实际情况选择发票版式“旧机动车发票”或“新机动车发票”,点“确定”后,弹出发票填开界面。

填写发票票面信息的步骤如下:购货单位(人)纳税人识别号、车辆类型、发动机号码既可以从编码库中取数据,也可以在发票填开界面直接手工填写。已连接扫描枪和身份证读验机的用户,还可以通过使用扫描枪和身份证读验机来扫描机动车合格证和身份证信息(详见下文中的“新增扫描和读取功能”)。税率只能按照授权的信息进行选择,其他信息需由手工进行填写,必填项已用*号标出。

发票打印的操作同货物运输发票,参见本书第218页。

(5)农产品收购发票。

点击“发票管理/发票填开/农产品收购发票填开”菜单项,在弹出“发票号码确认”提示框中点击“确认”按钮。

填写发票票面信息:其中,货物或应税劳务服务名称、销售方名称信息既可以从编码库中取数据,也可以在发票填开界面直接手工填写,其他信息需手工填写。

发票打印的操作同货物运输发票,参见本书第218页。

(6)农产品销售发票。

点击“发票管理/发票填开/农产品销售发票填开”菜单项,在弹出“发票号码确认”提示框中,点击“确认”按钮。

发票票面信息填写过程与农产品收购发票相同,发票打印的操作同货物运输发票,参见本书第218页。

2.带折扣的发票

(1)填开正数发票,先填写好正常客户和商品信息。

(2)点击需要折扣的商品后,点“折扣”按钮,填“折扣行数”和“折扣率”。

(3)点击“确认”,在商品行中生成一行折扣行。

注意:

Ⅰ.商品行与它的折扣行之间不允许加入其他行,不能做折上折。

Ⅱ.折扣行只能删除,不能修改,被折扣的商品行也不能修改。

Ⅲ.单行商品和连续多行都可以添加折扣。

Ⅳ.在“含税”状态下操作。

3.带折让的发票

(1)填开正数发票,先填写好正常客户和商品信息。

(2)点“折扣”按钮,填写“折扣行数”和“折扣金额”。

(3)点“确认”,在商品行中生成一行折让行。

4.带清单的发票

(1)填开正数发票,填写或调出客户信息后,点击“清单”按钮。

(2)在“销货清单填开”窗口出现后,与填写正数发票商品一样,填入商品信息。

(3)点击“完成”按钮,返回到发票填开界面,点击“打印”按钮保存。

注意:

Ⅰ.清单只能在“发票查询”中打印。

Ⅱ.清单中也可以添加折扣。

Ⅲ.发票填开过程中,点击“清单”按钮,系统会自动把商品明细行信息带到清单中。

Ⅳ.填开清单过程中也可通过点击“转发票”按钮,将明细行信息带到票面明细行中(清单明细行数不能超过发票明细行的最大行数)。

5.复制发票功能

(1)填开正数发票后,点击“复制”按钮,系统弹出“发票复制”窗口。

(2)选择所需复制的发票,双击即可。

注意:

Ⅰ.只复制购方信息和商品信息。

Ⅱ.发票票号、开票日期不能复制。

Ⅲ.复制发票也是填开发票。

5.2.7 负数发票处理(红字发票)

1.增值税普通发票红字发票

发票销售方收回需要冲抵的蓝字发票的发票联之后,发票销售方操作防伪开票软件步骤如下:

(1)填开普通发票界面点击“红字”按钮,弹出“销项正数发票代码、号码填写”窗口。

(2)填写相应正数票的发票代码和号码(两遍),“下一步”按钮激活,说明输入正确。

(3)系统确认可以对此张发票开具负数,点击“确认”按钮,正常情况下信息自动调入。

(4)系统显示票面信息,确认信息完整无误后点击“打印”按钮保存,并可打印出纸质红字发票。

注意:输入正确的蓝字发票代码和号码后会出现以下三种情况:

①本张发票在发票库中查到,且可以开具对应的负数发票,系统会自动调出发票明细。

②本张发票在发票库中没有查到,如果通过网络连接税局平台查到此张蓝字发票信息,则也可以对其开具负数发票;如果通过网络连接税局平台查不到此张蓝字发票信息或是网络不通,则不可以对其开具负数发票。

③如果输入的发票号是空白发票、已作废的发票或负数发票,系统不允许为这三类发票开负数发票。

2.增值税专用发票红字发票

增值税专用发票开红字(负数)发票冲抵流程中,由谁发起申请较为重要。发票购货方认证通过且已抵扣或是认证不通过需要换票情况,就必须由发票购货方发起购买方信息表申请;发票销售方尚未把发票交付就发现问题或是对方因发票信息有误退票(此时对方一定是未认证)情况,就必须由发票销售方发起销售方信息表申请。具体分两个部分,第一部分操作是填开“红字发票信息表”,第二部分操作是销售方得到“红字发票信息表编号”后填开负数发票。

第一部分:操作填开“红字发票信息表”

一、开具“红字发票信息表”中有购买方申请和销售方申请之分。请在填写信息表前按照以下列举的选项和原因,选择正确发起此次申请信息表的方向。

(一)以下情况需由购货方申请开具信息表:

1.专用发票已抵扣:购货方获得的专用发票认证相符且已进行了抵扣,之后因发生销货退回或销售折让需要做进项税额转出。

2.专用发票未抵扣,且未抵扣的原因为以下四种:

(1)抵扣联、发票联均无法认证。

(2)认证结果为纳税人识别号认证不符。

(3)认证结果为发票代码、号码认证不符。

(4)购买方所购货物不属于增值税扣税项目范围,取得的专用发票未经认证。

(二)以下两种情况需由销售方申请开具信息表:

1.因开票有误购买方拒收专用发票。此种情况,销售方必须在专用发票认证期限内向主管税务机关提出申请。

2.因开票有误等原因尚未将专用发票交付给购买方。此种情况,销售方必须在开具蓝字专用发票的次月内向主管税务机关提出申请。

二、填开“红字发票信息表”。

【第一步】进入“发票管理”界面,点击“红字发票信息表/红字增值税专用发票信息表填开”菜单,弹出信息表信息选择界面。

【第二步】在红字发票信息表信息选择界面中,可以选择两种方式:购买方申请和销售方申请。

(1)当选择购买方申请且已抵扣时,不需要填写对应蓝字发票代码和发票号码(无法输入)。

(2)当选择购买方申请且未抵扣时,应根据实际情况选择对应的具体未抵扣原因,然后填写对应蓝字发票代码和号码。

(3)当选择销售方申请时,应根据实际情况选择对应的申请开具原因,并填写对应蓝字发票代码和号码。

【第三步】购买方申请时,直接进入信息表填开界面,填写信息后即可打印并保存。

说明:

(1)购买方申请时,必须填写销售方信息和要开具红字发票的商品信息。商品信息可以直接输入,也可以从商品编码库中选取。

(2)商品信息最多可以开8行。

(3)商品数量和金额必须为负数。

销售方申请时,进入第四步。

【第四步】系统显示可以开具负数发票的提示信息,点击“确定”按钮。系统自动调出发票库中对应蓝字发票信息。

【第五步】点击“确定”后,进入信息表填开界面,系统自动转换购买方及商品信息,确认后点击“打印”按钮保存。

说明:

(1)销售方申请时,系统会自动根据蓝字发票调出购买方信息和商品信息。若找不到蓝字发票,则需要手工填写购买方信息和商品信息。

(2)手工填写商品信息最多可以开8行。

(3)手工填写商品数量和金额必须为负数。

(4)对库中带折扣的蓝字发票开具信息表时,系统会自动将折扣分摊反映在对应商品行中,不再显示折扣行信息。

【第六步】点击“红字发票信息表/红字增值税发票信息表查询导出”菜单项,系统弹出红字发票申请单查询界面。

【第七步】查看此红字发票信息表中“信息表描述”是否为“审核通过”;如果是“未上传”,选中此红字发票信息表,点击“上传”按钮,在提示信息框中点击“确认”后,查看是否为“审核通过”。

【第八步】选中此红字发票信息表,点击“下载”按钮后,设置好查询条件;点击“确定”按钮后,查看此红字发票信息表中“信息表编号”是否出现编号,此编号开具红字发票时使用。

第二部分:操作填开“红字发票”

无论是购买方还是销售方申请开具,销售方都可以在取得信息表后利用该方法开具红字发票。

【第一步】在填开专用发票界面点击“红字”按钮,在下拉菜单中点击“直接开具”按钮。

【第二步】系统弹出信息表编号输入窗口,输入两遍信息表编号后,点击“下一步”按钮。

必须输入两遍16位的信息表编号,否则不能激活“下一步”按钮,无法继续开具发票。

此处信息表编号以密文显示。

信息表编号:在税务端系统开具信息表时自动生成信息表编号,且此号码全国唯一。

十六位信息表编号规则:1101010805000029;第1~6位,主管税务机关代码;第7~10位,年份和月份;第11~15位,开具的顺序号;第16位,校验位。

说明:1.一张信息表只能对应开具一张红字发票,即不能使用同一张信息表重复开具红字发票。如果输入的信息表编号已经开具过红字专用发票,则系统会有相应提示。

2.信息表编号必须输入,若两遍信息表编号输入不一致或输入的信息表编号不正确,系统会自动提示“录入错误,请核对信息表编号后准确录入”,此时需重新正确输入。

【第三步】系统弹出正数发票代码号码填写窗口,根据需要决定是否输入发票代码号码后,点击“下一步”按钮。

说明:对应信息表上有蓝字发票代码与号码时,需输入代码与号码,否则无须输入。

【第四步】系统确认可以对此张发票开具负数,点击“确定”按钮。

【第五步】系统显示票面信息,确认信息完整无误后点击“打印”按钮保存,并可打印出纸质红字发票。

说明:1.如果发票库中的正数发票带折扣行,则系统自动转换为负数发票票面信息时不再显示折扣行。各行商品记录的是折扣后的单价、金额与税额。

2.如果输入发票代码、号码后发现发票库中无对应蓝字发票信息,或不输入发票代码、号码,此时,需根据信息表信息手工填写购货单位及商品等信息。

5.2.8 作废发票和查询

1.当月已开发票作废

(1)点击“发票管理/发票作废”,进入“选择发票号码作废”窗口。

(2)选中一条或多条发票信息后,点击“作废”按钮。

(3)点击“确认”,即可成功作废发票。或者

(4)选中一条发票信息后,点击“查看明细”按钮,查看该张发票明细信息,在“查看明细”界面,点击“作废”按钮,也可以将该张发票作废。

注意:(1)系统限定除“系统管理员”身份可以作废任何操作员开具的发票外,其他操作员身份必须遵守“谁开具,谁作废”的原则。

(2)只能作废当月开具的发票,已抄税的发票不能作废。

(3)先作废电子发票,再作废物理发票。

(4)被作废的发票不可恢复。

(5)系统支持多张发票批量作废。

2.当月未开发票作废

即将填开的物理发票出现破损,不能使用的情况,可以使用“未开发票作废”,把即将填开的对应的电子发票作废。

(1)在“发票管理”菜单项,点击菜单栏“发票管理/未开发票作废”。

(2)选定发票种类,系统弹出号码提示框。点击“确认”,作废成功。

注意:(1)只能作废将要开出的发票号。

(2)系统支持多张发票批量作废。

3.发票查询

点击“发票管理/已开发票查询”菜单项,弹出“发票查询”窗口,输入需要查询的发票的所属年份和月份。

点击“确定”按钮后,弹出“选择发票号码查询”窗口。

窗内显示的每份发票信息包括:“发票种类”“发票代码”“发票号码”“开票机号”“购方名称”“购方税号”“购方地址电话”“购方银行账号”“开票日期”“报送状态”“报送日期”“所属月份”“合计金额”“主要商品名称”“商品税目”“备注”“开票人”“收款人”“复核人”“打印标志”“作废标志”“清单标志”“修复标志”和“作废日期”。

如果需要查看某张发票明细信息,只需双击此行发票信息,弹出发票明细查询窗口,可以进一步与手中的纸质发票核对。

选中需要查询的发票,还可以选择“打印”按钮,再次打印出发票内容。此功能可以解决发票定位问题。

注意:发票查询中“报送状态”列共有“未报送”“报送中”“报送失败”“验签失败”和“已报送”五种状态。根据系统的在线/离线状态,可查询到已开具发票的报送状态。用户可根据“报送日志”项来查看该张发票报送失败的原因。另外在界面中还提供了“筛选”按钮,可供用户快速查看状态为“未报送”和“验签失败”的发票。

5.2.9 进项发票的业务处理

各个省地市抵扣联信息采集系统由不同公司研发,界面和按钮名称略有不同,但是原理相同。以下操作部分仅作参考。

(1)进入“抵扣联信息系统”,填写“用户名”和“密码”(如忘记密码,与当地服务商联系)。

(2)点击“发票认证向导”按钮,弹出“发票认证向导”窗口。

(3)点击“下一步”,弹出“发票录入”窗口。

(4)没有扫描仪的,选“手工录入”按钮,录入的发票信息显示在发票明细列表中。

(5)有扫描仪的,选“扫描录入”按钮,屏幕显示“正在扫描”的提示。当扫描完毕时,提示“扫描结束”,点击“确定”按钮。扫描录入的发票信息显示在发票明细列表中。

(6)发票录入成功后点击“返回”按钮,弹出“发票认证向导”窗口。

(7)点击“下一步”,弹出“上传税局认证”窗口,核实其中信息。

(8)点击“返回”按钮,提示是否上传税局认证,点击“下一步”。

(9)弹出“数据认证结果”窗口,其中显示是否认证通过。不通过的发票一定认真阅读原因,再进行相应处理。

(10)点击“返回”按钮,结束向导。

5.2.10 抄、报税

抄、报税过程需要良好的网络环境。

(1)在税控开票系统做“报税处理”模块中的“上报汇总”。(对税控开票系统金税盘中上月开出的电子发票信息进行抄税,并且将抄税信息上传给当地国税服务器。)

(2)上一步成功后,操作国税申报系统2.0,选择企业税号,输入密码后进入申报系统。

(3)点击左侧边栏“报表”选项,选择需要申报的税种,按照先填附表再填主表的原则,点击要填写的附表,再点击上方工具栏中的“新建报表”打开报表。填写完毕后点击报表上方工具栏中的“补零”,再点击“保存”,系统弹出“保存成功”消息框。依次选择其他表格,按上述方法进行填写。当所需填写的附表均填写完毕后(填写完毕的标志:填报状态一栏处显示“填写完毕”),即可“新建”主表,主表的保存方法同附表一致。

(4)主表保存成功后,弹出“该税种已经填写完毕,是否需要上传”对话框。点击“是”,系统将提示确认应缴纳税款金额,用户核对无误后点击“确定”,随后弹出“选择证书”对话框,选定对应证书,点击“确定”,系统将提示“您的申报数据正在进行审核,请稍后查询所属税务机关受理结果”,然后再点击“确定”。

注意:上传完毕后,并不意味申报成功!用户必须通过【查看受理结果】确认报表是否申报成功。

(5)在左侧选中上传成功的税种,点击报表上方工具栏中“受理结果”按钮,申报成功返回提示。未开通税库银且需要缴税的话,会提示“是否需要查看银行端查询缴款凭证”。然后点击“是”,银行端查询缴款凭证将自动弹出。(如企业已申请三方协议,将提示申报成功,是否扣款)如果是零申报,将提示“申报成功,且无缴款书”,点击“确定”即可。如果有税申报,请将银行端查询缴款凭证打印并加盖公章,已开通税库银横向联网电子缴税系统(签署三方协议)的企业选择在线扣款即可。对于税额有任何疑问,请到所属税务所进行处理。如无疑问,可去银行缴税。

(6)国税申报系统操作完成后,需要再次打开税控开票系统,操作“报税处理”模块中的“远程清卡”功能。到此,申报才算结束。

注意:如果不能上网或是操作中出现问题,以上步骤均可在两个软件服务单位的协助下操作后,到税局申报(综合业务)窗口进行报税。