第四节 发票开具系统

2.4.1 常规开票操作流程

1.如何进入开票软件?

答:(1)双击“开票软件”快捷图标,进入税控发票开票软件登录界面。

(2)开票软件用户登录界面上,选择用户名、密码(默认为123456)和证书口令(默认为88888888),点击“登录”按钮便可登录系统进行业务处理。注意:密码和口令必须输入正确,安装成功后会根据使用者意愿进行更改,请按照更改后的密码和口令进入;如果反复两次密码或口令错误,建议联系当地防伪税控服务单位咨询,不要反复测试,否则会造成口令锁死,还需携带当地税局要求的资料,到税局税控企业发行岗解决。

2.如何更改销售方的开票信息?

答:进入防伪税控开票软件,点击“系统设置/系统参数设置/基本参数设置”菜单项,或直接点击导航栏中的“参数设置”按钮,弹出系统参数设置对话框。在“基本信息”中可修改营业地址、电话号码、银行账号等信息,修改完成后点击“确定”,将关闭窗口并保存信息,企业名称和税号取自金税盘或税控盘中的授权信息,只可查看不可更改。

注意:(1)“纳税登记号”和“企业名称”信息取自企业金税盘中,若需更改企业名称时,必须携带企业金税盘到税务机关进行改写。

(2)与金税盘有关的信息由系统调用金税盘或税控盘内部信息自动填写,用户无法修改。

(3)在基本信息中,营业地址、电话号码和银行账号需手工输入。其中,企业名称最长可达50个汉字,票面可打印50个汉字,当企业名称多于33个汉字时,从第34个汉字另起一行,企业名称字体自动缩小;营业地址最多可输入50个汉字,票面可打印50个汉字;电话号码最多可输入100个半角字符,票面可打印100个半角字符;银行账号最多可输入50个汉字,票面可打印50个汉字。

(4)多个银行账号的输入方法:在一个银行账号输入结束后,按回车键将光标移到下一行,继续输入下一个账号,依次可以输入多个账号。

(5)输入信息时为了能够更多地输入信息,输入数字时请用半角格式输入,不要用全角格式输入。

3.如何增加客户管理,开票时直接调用购方信息?

答:进入防伪税控开票软件,点击“编码管理/客户管理”菜单项,便弹出“客户编码设置”窗口。在“客户编码设置”窗口中,可以对客户编码数据进行录入、修改、删除以及查询等一系列编辑操作。

(1)各栏目数据说明及编辑方法。

编码:采用变长分级编码方案,编码最大长度为16个字符。

名称:即客户单位名称,此项数据不能为空,最大长度为50个汉字,由用户直接输入。

简码:必须由大写半角字母开始,最大长度为6个字符;末级编码,由用户直接输入。

税号:即客户的纳税登记号,可以为15位、17位、18位和20位数字或字母,也可以为空。

地址电话:输入购货方地址电话信息。

银行账号:输入购货方银行账号信息。

邮件地址:用于输入客户的邮箱地址,由用户直接输入。

备注:相关备注信息,由用户直接输入。

(2)增加客户:点击工具条中的“增加”按钮,便打开客户编码添加窗口,且自动依序产生与当前行同级的客户编码。用户可以修改此编码并可以录入其他栏目的数据。

(3)删除客户:首先选中要删除的客户记录,然后点击工具条中的“删除”按钮,便可以删除这条记录。

(4)编码族管理方法。

①编码结构显示:在编码族管理中,用树状结构显示客户编码的等级关系。除末级编码之外,其他编码都按其级别和次序被列于树干或树枝,可以显示其编码值也可以显示其名称。

②按族查询客户信息:在编码族管理中,将树状结构展开,然后选中任何一个节点,右侧的数据表格中便显示该编码族的全部客户。

③编码族增位:首先选择一个节点,即一个编码族,然后点击编码族管理菜单中的“编码族增位”菜单项,则该族中的所有下级编码都增加一位“0”。

说明:每点击一次该菜单项,编码长度便增加一位,直到末级编码达到最大长度为止。

④编码族减位:选择一个编码族,然后点击编码族管理菜单中的“编码族减位”菜单项,则该族中的所有下级编码都减掉一位“0”。

说明:每点击一次该菜单项,编码长度便减少一位,直到某一级编码无“0”为止。

⑤编码族删除:选择一个编码族,然后点击编码族管理菜单中的“编码族删除”菜单项,则该族的所有下级编码均被删除。

⑥显示方式切换:显示编码还是显示名称,可以通过编码族管理菜单中的“显示编码”与“显示名称”两个菜单项进行切换。

数据编辑完毕,点击客户编码添加或客户编码编辑窗口工具条中的“保存”按钮,系统将当前编辑的数据存入数据库。如果当前行数据输入完毕后,点击“取消”按钮,系统退出当前编辑窗口但当前编辑行数据不存入数据库。

4.如何增加商品管理,开票时直接调用商品信息?

答:进入防伪税控开票软件,点击“编码管理/商品管理”菜单项,便弹出“商品编码设置”窗口。在“商品编码设置”窗口中,可以对商品编码数据进行录入、修改、删除以及查询等一系列编辑操作。

(1)各栏目数据说明及编辑方法。

编码:采用变长分级编码方案,编码最大长度为16个字符。

名称:即商品名称,此项数据不能为空,最大长度为50个汉字,可打印出40个汉字,由用户直接输入。

简码:必须由大写半角字母开始,最大长度为6个字符,由用户直接输入。

商品税目:在此处可以录入与该商品相对应的税目编码。

税率:可选择商品的税率。

规格型号:由用户直接输入,最多可输入40个字符,可打印36个字符。

计量单位:由用户直接输入,最多可输入32个字符,可打印16个字符。

单价:由用户直接输入,必须是数字。

含税价标志:指定“单价”是含税或不含税。“是”(T)与“否”(F)两种取值,分别表示含税单价与不含税单价。

隐藏标志:隐藏标志,“是”为隐藏,“否”为不隐藏。

(2)增加商品:点击工具条中的“增加”按钮,便打开商品编码添加窗口,且自动依序产生与当前行同级的商品编码。用户可以修改此编码并可以录入其他栏目的数据。

(3)删除商品:首先选中要删除的商品记录,然后点击工具条中的“删除”按钮,便可以删除这条记录。

(4)编码族管理方法与客户管理中编码族管理一致。

数据编辑完毕,点击商品编码添加或商品编码编辑窗口工具条中的“保存”按钮,系统将当前编辑的数据存入数据库。如果当前行数据输入完毕后,点击“取消”按钮,系统退出当前编辑窗口但当前编辑行数据不存入数据库。

5.如何读入新购电子发票?

答:持本单位金税盘到税务机关领取新发票后,进入防伪税控开票软件,点击“发票管理/发票领用管理/读入新购发票”菜单项,系统弹出“您确定要从存储设备读取发票吗?”提示信息框,单击“是”按钮,系统如果读入成功,则购票信息记入本机金税盘中,并显示发票读入成功的提示信息。

注意:(1)税务机关发售的电子发票种类包括增值税专用发票、增值税普通发票、货物运输业增值税专用发票、机动车销售统一发票共四种发票,纸质发票也是四种,使用时需加以区分。其中,增值税专用发票和增值税普通发票需要在防伪税控税务端系统购买,货物运输业增值税专用发票和机动车销售统一发票需要在货运税控系统的税务端购买。企业实际可购买的发票种类取决于税务端的授权。

(2)在领购发票时,金税盘中可存放多卷多种类发票。企业购买某一类发票时的一个连续号码段称为1卷,使用金税盘购买发票时,专用发票与普通发票之和不能超过5卷,货物运输增值税专用发票与机动车销售统一发票之和不能超过5卷。

(3)系统会将金税盘中购买的多卷多种类发票一次性读入金税盘。在发票读入成功的提示框中会显示出读入的各卷发票的基本信息,包括发票种类、开票限额、类别代码、类别名称、起始号码、发票张数和领购日期。不可以反复操作读入发票。

(4)如下情况将不能成功读入发票:

①未插入金税盘或插入的不是本机金税盘。

②金税盘中无领购或分配的发票,或已经操作过读入发票功能。

③金税盘已到锁死期,不能读入发票。

6.如何检查还剩余多少电子发票?

答:进入防伪税控开票软件,点击“发票管理/发票领用管理/发票库存查询”菜单项,或直接点击导航栏中的“库存查询”按钮,系统弹出“发票库存查询”窗口,在其中显示金税盘中未使用的电子发票情况。

7.如何填开增值税专用发票和增值税普通发票?

答:增值税专用发票和增值税普通发票的正数发票填开方法相同,以下仅以正数增值税专用发票为例进行介绍。

(1)操作步骤:进入防伪税控开票软件,点击“发票管理/发票填开/增值税专用发票填开”(需要填开增值税普通发票,点击“发票管理/发票填开/增值税普通发票填开”)菜单项,系统弹出“发票号码确认”提示框。

核实“发票号码确认”提示框中显示的发票信息是否与准备打印的纸质发票一致。确认无误后点击“确认”按钮,系统弹出“增值税专用发票填开”窗口,该窗口的格式与实际票面格式基本相同。

(2)发票填开窗口结构。

①工具条:具有通用的功能按钮和数据编辑键。

②发票填开界面:有以下三个主要组成部分。

a.购方(客户)信息区域:用于填写购方有关信息。

b.商品信息区域:用于填写所售商品详细信息以及清单和折扣等。

c.其他信息:销售方(本单位)信息、发票号码、开票日期、密文、备注栏、开票人、复核人等。这些信息除备注、开票人、复核人之外,皆由系统生成,无须用户填写。

第一部分:填写购方信息。

方法一:客户编码库中取数据。点击“名称”或“纳税人登记号”编辑框右侧的按钮,便弹出“客户选择”窗口。选择一个客户并双击,则此客户信息便写入发票界面的购方信息栏。

方法二:直接填写。

第二部分:填写商品信息。

点击“商品名称”编辑框右侧的按钮,便弹出“商品编码选择”窗口,可从中选取一种商品,然后双击或点击工具条上的“选择”按钮,则本条商品的名称、规格型号、单位、单价和税率等信息便写入发票界面的商品信息行。其中“单价”数值可以修改,“税率”可从下拉框中选择“17%、13%、11%、6%、4%、3%、海洋石油”等税率。海洋石油版发票只能通过此处选择“海洋石油”税率来开具。在“数量”一栏填写销售本商品的数量,然后按“回车”键,系统会自动计算出金额、税额和价税合计金额。

注意:按照增值税发票管理办法,要求票面信息填写完整,所以这里建议大家商品信息一定要填写完整。

可以使用工具条中的数据编辑键插入或删除商品行,也可以通过键盘上的向下方向键增加一行商品信息,但总行数不能超出本类别发票所允许的最大开具行数(汉字防伪企业允许的最大开具行数为7行,非汉字防伪企业允许的最大开具行数为8行)。

发票填开界面工具条上的“价格”按钮是“含税价”和“不含税价”的状态切换按钮,当处于选中状态时,发票上商品行的“单价”“金额”与“合计金额”值都显示为不含税;将该按钮按下,则显示为含税价态(见发票上单价和金额栏上的标识或发票窗口下端的状态条提示)。该按钮主要是为方便操作人员开票习惯而设置的,最终打印的发票是按国家统一规定的形式。

第三部分:填写销方信息。

销方信息中企业名称、纳税人登记号和地址、电话均由系统自动从金税盘和系统参数设置中的企业税务信息中提取,开票时不能修改,只有开户行及账号可以修改。如果该企业有多个账号,可以点击开户行及账号右侧的箭头,从多个账号中任选一个即可。

(3)打印发票:当发票填写完毕且检查无误时,请点击工具条上的“打印”按钮,则系统首先将所开发票信息记入金税盘和开票软件数据库,随后便弹出“发票打印”对话框,在此处,可以设置纸张打印边距、预览打印效果、实施打印,也可以取消打印(待以后在进行发票查询时打印)。

如果企业在税务端发行时授权为汉字防伪企业,则企业开具出的增值税专用发票和增值税普通发票密文为二维码;如果企业是非汉字防伪企业,则开具出的增值税专用发票和增值税普通发票密文为108位。

8.如何填开带折扣的增值税发票?

答:当企业在业务上需要及时融资或因产品质量等问题要对所销货物进行折扣处理时,就要用到本系统提供的折扣功能开具带折扣的发票。

利用第一种填开商品信息的方法开具若干行商品后,首先选中欲加折扣的某个商品行或多行商品行的最后一行,然后点击工具条上的“折扣”按钮(若本商品行处于编辑状态或不允许加折扣则该按钮被禁用),便弹出“折扣”对话框。

在此窗口的折扣行数框中填写从当前选中行向上几行(含本行)商品需要统一加折扣,然后在折扣率或折扣金额处输入所要折扣的数值,确认后即可对一行或多行商品加折扣。例如,在折扣行数处输入“3”,则代表从当前选中行向上的3行商品(含本行)都按本折扣率或折扣金额进行折扣。

注意:当某一行商品加折扣之后,便不允许修改。若需要修改,应先将折扣行删除,待修改完毕再加折扣。商品行与它的折扣行之间不允许插入其他记录。

每一个商品行都可以加折扣,也可以对多行商品统一加折扣。

如果是对多行商品统一加折扣,商品名称处将标识统一加折扣的行数,折扣行也算在商品总行数之内。

9.折扣能否开百分之百,票面金额为0的吗?

答:不可以,当点打印保存的时候开票系统软件会自动提示非空白作废发票的合计金额不能为0!

10.红字增值税发票可以带折扣吗?

答:不可以。不仅红字增值税发票不能带折扣,增值税专用发票信息表中也不能有折扣出现。如果对应的蓝字发票中有折扣,负数发票或信息表中折扣金额直接计算到对应商品金额中。

11.如何填开带清单的增值税发票?

答:在填开发票时,当客户所购商品的种类或项目较多,在一张发票上填写不下时,即商品行超过本类别发票所允许的最大开具行数时,可利用系统提供的销货清单功能来开具带销货清单的发票。

进入发票填开界面后,直接点击工具条上的“清单”按钮,系统弹出“销货清单填开”窗口,在此窗口中添加商品。

利用上述填开商品信息的方法将清单填写完毕,点击工具条上的“完成”按钮,返回到发票填开界面。此时,商品信息表中出现“清单行”,所有栏目则不允许修改。

注意:对于汉字防伪企业,专用发票不可以开具销货清单,普通发票可以开具销货清单;非汉字防伪企业专用发票、普通发票均可以开具销货清单。

每一张发票只允许填写一张销货清单。

发票上只有一条“详见销货清单”的记录,显示清单中所有商品的合计金额和税额,在发票上不能再开具其他商品。

可以利用销货清单填开窗口工具条上的“折扣”按钮对清单中单行加折扣,也可以对清单中连续的多行商品统一加折扣。

发票填开的过程中,点击清单按钮,系统自动把明细行信息带到清单中。

填写清单的过程中也可通过点击“转发票”按钮,将明细行信息带到发票明细行中(清单明细行数不能超过发票明细行的最大行数)。

12.发票清单可以开多少行商品?

答:发票清单中可以开多少行商品,主要看防伪税控开票软件版本。2015年升级后的版本最多可以填写1万行商品。早期版本可以填写230~255行。

13.货物运输增值税发票可以带清单吗?

答:不可以。

14.填开发票时填写完清单,可以先打印清单检查一下,再去打印此张发票吗?

答:不可以。必须将带清单的发票正式填开后,才可以在开票软件中“发票管理/发票查询”中,选中此张已开具带清单的发票,操作打印清单。

15.如何填开货物运输业增值税发票?

答:部分地区已经停用货物运输发票了。如果停用了,就直接填开增值税专用发票或是增值税普通发票。操作步骤:(1)点击“发票管理/发票填开/货物运输业增值税专用发票”菜单项,在弹出“发票号码确认”提示框中点击“确认”按钮。

(2)填写发票票面信息。其中,实际受票方信息、收货人信息、发货人信息、起运地/经由/到达地信息、费用项目、税率、收款人信息、复核人信息等既可以从编码库中取数据,也可以在发票填开界面直接手工填写,其他信息需由手工进行填写。

注意:实际受票方、收货人、发货人税号必须输入,并且只能为15、17、18或20位。

实际受票方、收货人、发货人最长可输入80个数字字母或40个汉字。

起运地、经由、到达地可为空,最长可输入90个数字字母或45个汉字。

运输货物信息、备注可为空,最多可输入200个数字字母或100个汉字。

车种车号可为空,最长可输入30个数字字母或15个汉字。

车船吨位可为空,最多可输入8个数字。

复核人、收款人可为空,最多可输入16个数字字母或8个汉字。

费用项目不可为空,当小于等于10行时可输入20个数字字母或10个汉字;当大于10行时可输入12个数字字母或6个汉字。

(3)打印发票。当发票填写完毕且检查无误时,点击工具条上的“打印”按钮即可,则系统首先将所开发票信息记入金税盘与开票软件数据库,随后便弹出“发票打印”对话框,可以设置纸张打印边距、预览打印效果、实施打印,也可以取消打印(待以后进行发票查询时打印)。货物运输业增值税专用发票密文始终为144位。

16.如何填开机动车销售统一发票?

答:(1)点击“发票管理/发票填开/机动车销售统一发票”菜单项,在弹出“发票号码确认”提示框中点击“确认”按钮。

(2)根据实际情况选择发票版式“旧机动车发票”或“新机动车发票”,“确定”后弹出发票填开界面。

(3)填写发票票面信息。购货单位(人)纳税人识别号、车辆类型、发动机号码既可以从编码库中取数据,也可以在发票填开界面直接手工填写。已连接扫描枪和身份证读验机的用户,还可以通过使用扫描枪和身份证读验机来扫描机动车合格证和身份证信息。税率只能按照授权的信息进行选择,其他信息需由手工进行填写,必填项已用*号标出。

(4)打印发票:当发票填写完毕且检查无误时,点击工具条上的“打印”按钮即可,则系统首先将所开发票信息记入金税盘与开票软件数据库,随后便弹出“发票打印”对话框。在此处,可以设置纸张打印边距、预览打印效果、实施打印,也可以取消打印(待以后进行发票查询时打印)。

机动车销售统一发票税控码始终为190位。

17.如何查看已开发票信息是否通过网络报送成功?

答:在防伪税控开票系统的发票查询中查看。操作步骤:

点击“发票管理/已开发票查询”菜单项,便弹出“发票查询”窗口,输入需要查询的发票的所属年份和月份。

点击“确定”按钮后,弹出“选择发票号码查询”窗口。

发票查询中“报送状态”列共有“未报送”“报送中”“报送失败”“验签失败”和“已报送”五种状态。根据系统的在线/离线状态,可查询到已开具发票的报送状态。用户可根据“报送日志”项来查看该张发票报送失败的原因。另外在界面中还提供了筛选按钮,可供用户快速查看状态为“未报送”和“验签失败”的发票。

18.已开发票总显示“未报送”或“报送失败”或“验签失败”,如何处理?

答:在防伪税控开票系统的发票查询中,如果最后开出的几张发票的“报送状态”总是显示“未报送”或“报送失败”或“验签失败”,说明此企业防伪税控开票系统未能与税局服务器连接成功。检查故障操作步骤:

(1)检查计算机网络环境是否正常,是否能够正常连接网络,如不行先调试网络环境。

(2)检查计算机防火墙设置是否正常,是否对防伪税控开票软件进行了数据拦截。

(3)检查防伪税控开票软件“系统设置/系统参数设置/上传设置”中“安全接入服务器连接网址”是否书写正确(这个网址每个省市都不一样,根据企业所在省市税局或税控服务单位提供的网址检查)。设置完成后首先点击“测试”按钮来测试是否连通,之后再点击“确定”按钮保存。

以上检测如果均无问题,请及时咨询当地税控服务单位。

19.哪些单位和个人可以向其主管税务机关申请代开普通发票?

答:下列六类单位和个人可以向其主管税务机关申请代开普通发票。

(1)已办理税务登记的单位和个人,虽已领购普通发票但其临时取得超出领购发票使用范围或者超过领用发票开具限额以外的业务收入,需要开具发票的,可以申请代开。

(2)已办理税务登记的单位和个人,被税务机关依法收缴发票或者停止发售发票期间取得经营业务收入,需要开具发票的,可以申请代开。

(3)已办理税务登记的外省(自治区、直辖市)纳税人到本辖区临时从事经营业务活动的,原则上应当按照《税务登记管理办法》的规定,持《外出经营活动税收管理证明》向经营地税务机关办理报验登记,领取发票自行开具;因业务量小、开票频度低,需要开具发票的,可以向经营地税务机关申请代开。

(4)正在申请办理税务登记的单位和个人,对其自领取营业执照之日起至取得税务登记证件期间发生的业务收入,需要开具发票的,可以申请代开。

(5)应办理税务登记而未办理的单位和个人,主管税务机关应当依法予以处理,并在补办税务登记手续后,对其自领取营业执照之日起至取得税务登记证件期间发生的业务收入,需要开具发票的,可以申请代开。

(6)依法不需要办理税务登记的单位和个人,临时取得收入,需要开具发票的,可以申请代开。

2.4.2 红字发票开具操作流程

开具红字增值税普通发票和专用发票流程,参见本书221页第5章5.2.7节内容。

2.4.3 发票作废处理

1.如何作废发票?

答:点击“发票管理/发票开具管理/已开发票作废”菜单项,弹出“选择发票号码作废”窗口。

在此窗口中选中某个发票号码后,双击或点击下端的“查看明细”按钮或点击工具条中的“选择”按钮,显示此张发票详细信息。核对无误后,若决定作废此张发票,退到“选择发票号码作废”窗口。

在“选择发票号码作废”窗口内,点击下端的“作废”按钮,弹出是否确认作废的提示框,点击“确认”按钮确定作废。

作废成功后看到“本期已成功作废发票:1张”提示,说明作废成功。作废成功的发票不能恢复。

2.作废发票的可以恢复吗?

答:在防伪税控开票软件中作废成功的发票不能恢复。如果出现作废错发票情况,必须及时追回被作废发票号的所有联次纸质发票。

3.电子发票没有作废,为什么点击“发票管理/发票开具管理/已开发票作废”菜单项,弹出“选择发票号码作废”窗口中就是没有需要作废的发票信息?

答:依次确认以下几项:

此张发票是否为当月发票?记住,只能作废当月开出的发票。

确认此张电子发票是否作废:点击“发票管理/发票开具管理/已开发票查询”菜单项,弹出“发票查询”窗口,选择“本月”确认,进入“发票号码查询”窗口,选择选中此张发票信息行,点击工具条中的“核对”按钮,在弹出的“核对窗口”中,查看“作废标志”,为“是”说明此张发票已经作废成功,如果为“否”,说明没有作废。

作废发票时要遵守“谁开票,谁作废”原则。必须用此张发票的开票员名字进入防伪税控开票系统,才能作废此张发票。当然用“管理员身份”的人名进入,可以作废所有人的发票。